تعداد هر کاراکتر خاص در متن برابر با تعداد کل کاراکترهای متن منهای تعداد کل کاراکترهای متن بدون کاراکتر مورد نظر خواهد بود. برای شمارش تعداد کاراکتر خاصی (حروف،فاصله بین کلمات (space)، اعداد و اعراب ( ِ ُ  َ ) و موارد این چنینی) در متن، از ترکیب دو تابع متنی LEN  و SUBSTITUTE استفاده می شود.

برای مثال در تصویر بالا در متن ” آموزش نحوه شمارش تعداد کاراکتر خاص در متن با اکسل”، 3 مرتبه از حرف “م” استفاده شده است. برای اینکار از توابع LEN  و SUBSTITUTE به صورت ذیل در سلول B5  استفاده شده است.

این فرمول ابتدا با استفاده از تابع SUBTITUTE حرف “م” را از متن حذف کرده سپس تعداد کاراکترهای باقیمانده را با تابع  LEN محاسبه می کند و در نهایت این مقدار از تعداد کل کاراکترهای متن کسرمی شود. نتیجه برابر تعداد حرف ” م” حذف شده توسط تابع SUBSTITUTE  یا به عبارت دیگر تعداد حرف “م”  موجود در متن می باشد.